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    档案共建共享利用平台操作指南

    发布日期:2018-04-18 信息来源:威尼斯赌场 字体:[ ]

     

    网络环境:电子政务内网 

    网址: http://88.2.97.201:8889/jzsdas 

    1. 档案整理

    1.1. 档案整理

    简要说明:可对档案做相关的数据整理工作

    操作:点击菜单“档案整理”——“档案整理”进入档案整理主界面


     

    1.1.1. 如何新增档案条目

    点击“新增”,弹出新增条目著录窗口


     

    输入完整文件信息,“归档年度—2017、机构(问题) —BGS、保管期限—永久、件号根据输入的字段信息进行自动生成,也可自行输入修改,文件题名—湖南省档案局关于公布2017年科技项目评审结果的通知、责任者—湖南省档案馆、成文时间—20170517、页数—5、文号—湘档通[2017]29号”,带*号字段为必须项。点击【保存】按钮,系统完成刚才录入条目的新增。如需再新增一条条目,可点击【保存并新增】按钮

    1.1.2. 如何修改档案条目

    如发现条目信息有错误,需要修改的话,则选中要修改记录前面的“口”(只能单选),点击“修改”按钮,弹出条目修改窗口,修改条目信息,并点击【保存】按钮,完成条目的修改。


     

    1.1.3. 如何进行批量修改

    对已维护的档案条目,如果发现有个信息点都需要修改,如当前数据的保管期限是“长期”,但是发现这批数据的保管期限应该是“永久”,那么可以批量选择要修改的数据,点击【批量修改】按钮,进入批量修改界面


     

    首先选择【生成范围】,是所勾选的记录,还是查询的所有结果,数据量较少的情况下可使用勾选记录的方式,数据量较多的情况下,可使用查询出需要修改的数据的方式,

    【修改字段】选择保管期限,【修改方式】选择替换填充;查找内容输入长期,替换内容输入永久,点击【保存】,系统将刚才所选记录的保管期限从长期批量替换成永久。

    另:固定填充表示将该字段内所有内容清除,并填入指定内容;替换填充表示在该字段内查找指定的原内容,将原内容替换为目标内容。

    1.1.4. 如何删除条目信息

    如发现条目信息有错误,需要删除的话,则选中要修改记录前面的“口”(可多选),点击【删除】按钮,系统提示是否确定删除,点击【确定】按钮,即可删除,删除后数据进入回收站,在2.3环节会讲解。

    1.1.5. 如何给条目上传电子全文

    电子全文必须以档号命名。电子全文上传功能用于进行电子文件的手工挂接,如需手工为条目上传电子文件,可勾选指定条目(只能单选),点击【上传电子全文】按钮,弹出上传界面


     

    点击“选择文件”按钮,系统弹出文件选择窗口,在窗口中找到并选择需要上传的电子文件,点击【打开】按钮


     

    系统提示上传完成即表示电子文件已上传并对应挂接,可点击【继续添加】按钮,继续上传,或者点击【关闭】按钮,完成上传;

    1.2. 全文导入

    简要说明:系统提供全文附件的挂接功能,将全文附件批量挂接到对应的档案条目上。

    操作:点击菜单“档案收集”——“全文接收”进入全文接收主界面


     

    l “未挂接目录检索”,可以查看该门类下哪些条目还没有电子文件;

    l “客户端挂接”,是将数字化好的电子全文批量挂接到对应的档案条目上 

    l “查看日志”是查看全文导入情况

    1.2.1. 电子全文如何命名

    电子全文必须以档号命名,挂接时可以直接通过多选的方式选择要挂接文件,也可将要挂接的文件封装成zip包,对zip包进行挂接


     

    1.2.2. 如何进行全文导入

    步骤1:点击列表上方的“客户端挂接”按钮,进入文件上传界面。


     

    步骤2:选择档号字段中,选择【室编档号】;重复检验中,选择【覆盖】或者是【追加】,这是挂接的目录已有电子文件的情况设置的,【覆盖】将删除原有的电子文件,【追加】保留原有电子文件,并且继续挂接新的电子文件

    步骤3:点击“文件上传”按钮,弹出windows界面,选择要导入的全文压缩包,点击打开按钮 


     

     

    步骤4:上传文件列表如下图所示的,则表示要导入的数据已上传完成


     

    步骤5:完成电子文件的上传后,点击“挂接”按钮,则完成全文数据导入

     

    步骤6:导入成功后在批次列表上显示导入成功的批次


     

    挂接完成,可点击“查看日志按钮”,查看挂接日志;如果需要删除已挂接的电子文件,勾选已挂接的批次,点击删除按钮,可以选择删除【挂接日志】

    或者是【日志和电子全文】

     


     

    1.2.3. 如何浏览详细信息

    如要查看已维护的记录,点击【浏览】按钮,即可查看电子文件和目录信息;


     

    1.2.4. 如何进行编目打印

    编目打印功能用于打印归档文件目录,卷内文件目录,案卷目录等常用档案目录表格;点击【编目打印】按钮,在打印报表界面,选择打印范围,及需要打印的报表,并点击【确定】按钮;


     

    在系统弹出的表格格式界面中,点击【打印】按钮即可;


     

    1.2.5. 如何完成档案整理

    点击【整理完毕】按钮,可对于整理完成的档案数据,完成整理,转为不可修改的状态,作为长期保存及移交档案馆的最终版本;

    1.3. 回收站

    简要说明:提供类似于windows回收站的功能,临时存储在档案整理或整理归档模块中被删除的文件,可以进行恢复或者彻底删除。

    操作:点击菜单“档案整理”——“回收站”进入回收站主界面


     

    1.3.1. 如何进行条目还原

    勾选需要还原的一条或多条数据,点击【还原】按钮,如果需要全部还原,可不勾选,点击【全部还原】按钮,在弹出的信息提示框中点击【确定】按钮,即可还原

    1.3.2. 如何将回收站中的条目彻底删除

    勾选需要彻底删除的一条或多条数据,点击【删除】按钮,如果需要全部删除,可不勾选,点击【清空】按钮,在弹出的信息提示框中点击【确定】按钮,即可彻底删除

    2. 业务指导

    2.1. 上级指导

    简要说明:可以看到档案局业务指导员对本单位数据指导的内容,并可填写反馈意见。

    操作:点击菜单“业务指导”——“上级指导”进入上级指导主界面,可以看到档案局业务指导员针对档案条目数据进行的业务指导内容


     

    2.1.1. 如何查看上级对档案数据的指导意见

    1.业务指导—上级指导,点击操作列的【明细】图标,可以看到对应指导的档案条目;


     

    2.可以看业务指导—监督信息,可以看每条目录的详细指导意见。

    3.业务指导—上级指导,勾选对应条目点击【意见反馈】按钮,可查看档案局业务指导员的指导

    意见,可填写反馈意见进行回复;


     

    3. 档案检索

    3.1. 基本检索

    简要说明:系统提供常用查询条件和查询条件自定义的检索功能,根据责任者、文号、题名等字段进行数据检索,可自定义检索字段

    操作:点击菜单“档案检索”——“基本检索”进入基本检索主界面


     

    3.1.1. 如何进行档案检索

    步骤1.在检索框中输入检索关键字,点击按钮,或者敲击回车键,进行数据检索。

     


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