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    强化服务意识提升档案开发利用水平

    发布日期:2018-12-25 信息来源:威尼斯赌场 字体:[ ]

    摘  要:档案工作是一项服务性很强的工作,档案工作者必须树立服务思想,明确服务方向,端正服务态度,提高服务质量。档案的价值在于利用,档案的利用是档案工作的最重要环节,也是档案工作的最终目的。档案工作者要增强服务意识,提高服务能力,提升服务水平,提升群众社会对档案工作的“获得感”。

    关键词:服务意识   开发利用  水平

     

    档案工作是一项服务性很强的工作,档案工作者必须树立服务思想,明确服务方向,端正服务态度,提高服务质量。档案的价值在于利用,档案的利用是档案工作的最重要环节,也是档案工作的最终目的。多年来,增强服务意识,提高服务能力,提升服务水平,提升群众社会对档案工作的“获得感”,对档案工作长远发展至关重要。

    近年来,我县牢牢树立“以作为换支持,以服务促发展”的理念,强化服务意识,以需求为驱动,贴近用户,扎实工作,奋发作为,不断创新服务机制,落实服务举措,档案工作“记录历史、传承文明、服务社会、造福人民”能力不断提升。档案工作得到上级及群众的肯定,先后获得过全市民调第一、全县文明标兵单位的荣誉。

    1、强化服务意识,不断提升服务能力。一方面是牢牢树立“以作为换支持,以服务促发展”的理念,建立健全服务机制,坚持做到“五个一”服务宗旨(一张笑脸相迎、一把椅子让座、一杯热水暖心、一腔热忱办事、一句好话相送)营造让社会各界群众满意的服务环境。平均每年接待查档利用者三千余人次,利用档案近十万卷次。利用档案化解矛盾纠纷多起。创造直接、间接经济效益近800万元,人民群众对档案工作的“获得感”大幅提升。一方面依托档案馆现代信息技术平台,加快以服务为主导的档案信息化体系建设,目前馆藏档案目录著录及全文扫描已经完成70%。

    2、创新服务方式,加强档案监督指导。一方面是适应新形势,主动作为,坚持积极引导、热情服务,为各基层单位提供档案业务培训和上门业务指导。全县各单位档案管理规范化不断加强。充分发挥档案在推进脱贫攻坚工作中的积极作用,由局长亲自带领业务骨干办点示范,深入到各乡镇扶贫办现场督导易地扶贫搬迁档案归档整理工作。一方面加强局馆干部及档案员的教育培训,提升档案工作者的业务水平。每年举办一届全县档案员业务培训班,定期组织局馆干部学习政策常规和档案业务知识。通过QQ群、电话及时为基层档案员提供业务指导。

    3、优化档案工作外部环境,提升档案工作地位。一方面争取上级部门和领导对我县档案工作的支持。如争取到档案信息化财政专项资金每年50万元。突破档案事业发展瓶颈,县档案馆新馆建设破土动工。一方面争取县委政府政策支持,如把档案工作写入县委政府经济工作会议报告;把档案工作纳入年终绩效考核。

    4、注重宣传,扩大档案工作影响。一是举办各种展览。档我县档案局馆立足每年的“6.9国际档案日”,举办了“档案法律法规”、“家庭档案”等展览,让群众充分了解到档案的重要性以及运用档案维护自身权益。如今我县社会各界人士的档案意识普遍加强,我县档案馆已成为老百姓寻求维权依据的首选,社会各界积极主动向档案馆移交捐赠档案资料的意识不断强化。二是加大与新闻媒体的合作力度,通过电视、报纸、广播等向人们宣传档案知识。我县档案局馆2007年与县电视台合作拍摄了“兰台之光—石门县依法治档二十年回眸”电视专题片, 2008年拍摄了“九澧档案”专题片,这些专题片多次在县电视台播出,强化了群众依法用档、护档意识,拉近了档案与群众的距离。2013年与县晚报社、县政府网站、县电视台合作,举办了“最美档案人”的评选,通过单位推荐、网络投票评选出了十名“最美档案人”,这一活动极大地激发了档案工作者的工作热情。三是立足馆藏档案实际,编研开发了不少档案文化精品,比如2015年编研出版了《石门记忆—石门县老照片》,2017年编著了《石门红军将领传略》。这些档案文化精品的编研,加强公众对我县发展和历史文化的了解,传播城市历史形象。扩大了我县档案工作影响。

    虽然,我县不断强化服务意识,档案工作得到一定发展,但由于一些历史原因各档案工作特性,还有一些工作有待完善。

    1、馆藏档案不合理,档案开发利用效率较低。

    近年来,社会各界开发利用档案意识不断加强,档案开发利用人次不断增加。就我县档案馆来看,近几年查找工龄档案、计生档案、婚姻档案、党员档案等与民生相关的档案较多。但是长期以来,一方面由于档案部门注重对政府机构文书档案的收集,缺少对社会变迁的记录;且各单位部门专业档案大都由本单位保管利用,使得档案馆馆藏结构较为单一。从我县近几年的档案事业统计年报数据来看,文书档案占到了99.6%,照片、音像、实物档案仅占0.4%。一方面档案整理和接收不够规范问题依然存在,主要体现在:档案号不规范、案卷题名不规范、案卷缺少卷内目录、组卷混乱。以及档案收集不全,不少单位文书档案中缺少很多必须归档的资料,职工花名册,党员花名册,会议记录等等。另一方面由于多方面的原因,改革企业,乡镇撤并等档案没有及时接收进馆,时间长了之后,造成没有人管理的局面,甚至造成一部分档案遗失。正是因为馆藏档案结构单一,内容不够丰富,因而开发利用档案信息资源为发展地方经济和各项工作服务,也就缺乏有力的针对性。

    2、档案开发利用相关法律法规不够健全。

    近年来,随着人们法律意识的增强,利用档案依法维权的意识也得到提高,这是一件好事。但同时我们也发现,在档案开放利用法律法规方面尚有一些有待健全的地方。

    一方面是档案开放工作的质与量不能完全适应社会的需要,还存在一些问题。各基层档案馆(室)对《档案法》相关规定普遍持谨慎态度,对已到期档案没有及时按量开放。另一方面,因为档案管理手段大都还在人工手工管理阶段,而档案馆人员调动较频繁,部分到期档案,因新调人员对馆藏、开放程序不熟悉,也造成了时间久未被开放利用。同时,在《档案法》中更是缺乏对公民隐私权保护的规定,没有明确划分涉及公民隐私权档案类;更没有相关的保护措施;对不应公开却公开了涉及公民隐私权档案的行为,同样缺乏相应的补救和处罚措施。

    在查阅接待实践过程中,笔者发现我国《档案法》中对档案开放条款的立法不够完善,对开放范围还不够明确。比如,文书档案中归档的个人招工表,进编通知等个人相关档案资料。按《档案法》第19条规定,“国家档案馆保管的档案,一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。。。。。”,与之对应的《中华人民共和国档案法实施办法》第20条也制定了具体细则“各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定,分期分批地向社会开放,并同时公布开放档案的目录”已满30年的是可以对外开放利用的。但按《企业档案管理办法》,这些档案又不能被个人查阅利用。这就造成了档案管理者工作模糊被动。特别是遇到信访问题,信访人要求查阅档案时,档案工作人员处理起来比较棘手。同时也会给群众带来不便,不能履行好档案为民服务的属性。

    3、专业档案管理人才缺乏。

    档案管理工作对于档案管理人员的专业性和技术性要求比较高,而且还具有比较强的政策性,这就要求档案管理的工作人员就要有较高的业务素质和专业技能。但目前档案管理人才缺乏,管理人员的专业性不强。各基层档案馆档案专业的技术人才很少,不少基层档案室的档案管理员都身兼多职,没有精力和时间去学习的掌握档案业务知识。此外,基层单位档案员缺乏专业素质,流动性大,不少单位的档案管理人员都是兼职人员,一般从事档案一年左右就调走了,根本就不熟悉档案工作。不能对工作中的问题进行及时解决,造成了问题的拖延,最终导致了档案管理工作水平低下,管理混乱。同时,大多数档案工作者都还处于坐等开发利用的被动服务方式。在思想观念上缺乏积极进取的市场经济意识,没有充分认识到档案信息服务社会各项工作的潜在力量。

    强化服务意识,提升档案开发利用水平。

    1、提升素质,增强服务本领。档案管理人员要牢牢树立起“工作就是服务”、“服务第一”的观念。以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿,充分认识档案工作的重要性。不断丰富自身的档案管理知识,提升档案工作水平,时刻保持着对工作的热情,认真对待档案管理工作,在实际工作中应严格按照相关的规定、做好档案收集、整理、分类、归档、保存、开发利用等工作,确保档案资料的真实全面,确保档案工作真正服务于民。

    2、以人为本,拓宽服务手段。从社会及档案利用者实际需求出发,提供个性化、有针对性的服务。运用先进的科学技术,开发便利的档案服务产品,比如档案APP,档案微信公众号。尽可能地为利用者提供一个舒适、高科技环境,便于利用者快速、高效地获得自己需要的档案信息。为利用者提供更高水平的服务。

    3、完善与档案相关的法律法规,强化依法治档能力。然后相应的制定能够与档案管理配套的有关档案信息资源开发应用的相关法律法规体系。完善档案法规的监督管理机制,普及档案管理者的法律知识,保证法律能有效的实施下去。加大档案执法力度,对违反档案法律法规的行为严肃查处。扩大开放范围、明确档案开放责任和监督主体、加强公民隐私权和企业商业秘密的保护以及设置简便合适的档案开放程序,为档案部门依法治档工作提供坚实的法律依据,

    4、丰富馆藏内容,提高档案利用率。要遵循档案工作基本规律,按照“完整、系统、实用”的原则,坚持“以利用为中心”来指导优化工作。在为民服务上下功夫,在体现地方特色上做文章,不断完善优化馆藏标准,既要接收党政机构的公务性档案,也要接收民间机构、社会企业的非公务性文件。既要接收文书档案,又要接收科技档案、专门档案、特色档案,既要接收纸质档案,更要加强馆藏档案的信息化数字化,以档案数字化为契机,将馆藏档案进一步规范。还要充分利用政府的力量、协商的方式、共享的合作机制将本地区的民生档案接收进馆。

    参考文献:(1)国家档案局中央档案馆关于加强档案信息开发利用工作的意见(档发【2005】1号)

     

    作者:唐小琴  女  30岁    大学本科    石门县档案局干部

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