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    论档案信息化背景下的公共服务开展

    发布日期:2017-07-04 信息来源:威尼斯赌场 字体:[ ]

    摘要:随着互联网和移动通讯的发展,档案管理工作也必须与时俱进。当前我国的档案管理已经迈入了信息化管理的时代,但众多档案管理部门依托数字资源、互联网开展公共服务的实践却与档案信息化的步伐不一致。本文将从档案信息化的大环境出发,阐释当前背景下公共服务内涵的延伸,以此提出“以人为本”的档案管理理念,并以用户需求、信息载体为基础,从工作内容、平台建设两方面提出具体的策略,以此为档案部门提升公共服务能力提供参考。

     

    关键词:档案信息化  公共服务   能力提升

     

    20世纪以来,以计算机技术和远程通信技术为基础的网络建设,引发了世界范围内的信息环境变革。社会信息化的发展也促使政府服务模式发生改变,特别是以信息处理、档案管理为主要工作的部门,势必要顺应信息化浪潮,改变自身的服务模式,提高公共服务能力。

    所谓档案信息化,是运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。换言之,在档案信息化的背景下,以往以纸质文档实体保管为主要工作内容的档案管理人员,需要将数字档案资源转换为服务,实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化。

     

    一、 档案信息化背景下的公共服务内涵延伸

    作为21世纪公共行政和政府改革的核心理念,公共服务的内涵并不是一成不变的,在档案信息化背景下,其服务理念、服务资源、服务结构以及组织管理都应有所延伸。

    1. 服务理念:变被动服务为主动提供

    当前,档案信息化和档案管理服务理念并不同步,多数档案管理人员的认识还停留在“做好本职工作”阶段,即做好档案的实体管理、接待来访部门和个人等。实际上,部分档案管理人员对信息化给档案管理服务理念带来的变革缺乏认识。信息化的发展,提高了个人和部门的工作效率,也从某种程度上助长了业务人员的惰性,出于对自身利益和工作量的考虑,有的档案管理人员并不会主动去接触数字资源,更不会在超出原有工作内容的范围外主动为用户提供服务;而对档案进行信息化的专家技术人员来说,他们也更多地考虑数字资源的流动、配置问题,而鲜有从用户利用、获取、共享信息的角度来构造技术框架和信息模型。所以档案部门在进行信息化建设时,要从各个环节、部门、职工入手,确立“用户为本、服务为本”的信息管理理念,通过重新规划工作内容、制定相关的工作标准,变被动服务为主动提供,来转变工作人员的服务理念。

    2. 服务资源:变纸质文档为数字资源

        显而易见的是,档案信息化的发展,使得档案管理部门为用户和部门提供服务的资源也发生了较大变化。资源载体由纸质文档变为数字资源。这意味着,档案的调取、查阅、使用更为高效,过去每十年一次的档案移交,一年一次的档案目录汇集,已经不能满足社会公众的需求。而档案部门服务对象能够使用的服务资源也拓展到数字资源。如何利用这些数字资源,更方便、快捷、全面地为大众提供服务,是档案管理部门需要思考的问题。

    3. 服务结构:变扁平服务为立体架构

        从工作内容来说,以往的工作内容主要为:档案的接收和征集、整理、价值鉴定、保管、编目与检索、编辑与研究、利用服务、档案统计。显然,在信息化高度发展的今天,更好地为公众提供服务,需要在原有工作内容的基础上对以上工作项目进行优化升级,架构起档案资源的总体系。这种立体架构不同于以往的借助互联网进行宣传推介,而是对现有文档做好分级,给予不同用户不同的访问权限。哪些信息可以对外公布,哪些信息需要访问权限,哪些资源需要提前申请,哪些资源又必须到馆查阅,都必须基于互联网特点进行分级。

    4. 组织管理:变一元服务为双管齐下

    信息化的发展,档案管理的难度也必须从两方面进行理解,一是技术手段的引入,使得档案的搜索、使用等更为便捷;但另一方面,档案的安全性、保密性、实用性也迎来了新挑战。因此,引入专业的技术人员,训练业务人员的实践操作能力,变一元服务为双管齐下,做到业务、技术齐发展。

    二、 基于用户需求的公共服务项目扩展

    基于信息化时代公共服务内涵的延伸,档案部门开展的公共服务项目也势必有所扩展。除了渠道拓宽、形式丰富外,一些工作内容也必须发生外延性的补充。

     

    1.   行政管理的查考依据

    作为集中处理信息、文档的部门,档案管理部门是政府机关各个部门的信息存储、处理中心。而档案是职能部门过去工作活动的记录,又是其开展日后工作的重要参考。利用档案,有助于提高机关工作效率和工作质量,而利用信息化的档案,能让这些工作效率和质量得到进一步的提升。

    2. 生产建设的重要参考依据

     档案是经济活动的最真实的记载,它的存在能为现代化建设提供必要的参考,对制定经济计划、检查和总结,以及推广先进的生产技术,防治自然灾害方面提供档案信息。据报道,在衡阳“11.3”特大火灾坍塌事故发生后, 在衡阳市城建档案馆查不到衡州大厦工程的竣工档案,这给事故原因的调查带来了困难,也对城建、城管、工程质量监督、房地产开发和城建档案工作敲响了警钟。

    在档案信息化的背景下,原本的档案资料存档前更为丰富。以敦煌数字博物院为例,由于游客流量大,敦煌博物院以艺术设计为基础,融合多媒体和数字技术,实现展示对象的数字化呈现。该展厅集数字沙盘、特种影院、全息幻影成像、增强现实系统、3D投影秀、虚拟漫游系统、互动投影、多点触摸互动等多媒体展项于一体,给游客带来高科技的视觉震撼。虽然文化遗产的管理与档案管理有一定的区别,高科技技术的采用也需要耗费大量的资金,但敦煌博物院的管理理念、相关技术的采用值得档案管理部门借鉴参考。这不仅有利于文献资料的留存,还有助于增加档案展出活力,吸引更多用户。

     3.科学研究的参考资料

    档案记录了前人科学研究成果和历史史实的最真实、最可靠的内容,当前科学研究特别是历史研究的开展,都依托于现有的文献资料。档案信息化的发展,打破了地域的限制,让公众能够实现异地查档,减少了科学研究的时间成本。

    4. 宣传教育的生动素材

    发掘馆藏档案资源,开展宣传教育,传承社会文明,是档案部门的基本职能,而在档案信息化为宣传教育的开展提供了更为多元的渠道和更多丰富的表现方式,大大提升了传播效果和宣传力度。在开展原有的共建活动、巡回展、宣讲、兴趣小组的基础上,可以利用网络、移动端等载体和形式,将这种宣传教育的传播范围最大化、效果最大化。

     此外,地方部门还可根据实际打造一批面向社会的展览精品。以笔者所在的工作部门为例,本部门还负责帅孟奇陈列馆的展出和教育工作,在时代飞速发展的环境下,为了突出本县发展特色,可以多收集县乡发展素材,以“洞庭玉米乡”等具备当地特色的内容为主题,以全面对外的互联网、移动端为依托,开展生动特色的对外宣传。

    三、 基于信息载体的公共服务平台建设

    2008年,我国颁布实施《政府信息公开条例》。条例指出,各级国家档案馆、公共图书馆为政府信息查阅场所,并要求行政机关及时向各级国家档案馆、公开图书馆提供主动公开的政府信息。而在档案信息化的背景下,搭建档案部门的公共服务平台,则成为公开各类信息的重要渠道。

    1.基于互联网的网站建设

    所谓档案网站,即提供相关信息和相关服务,构成公共信息网络的一个节点。或者说,档案网站是由档案部门建立、被链接在一起并通过互联网或各级公共网络向社会提供档案信息查询服务的电子文档集合。其内容主要包括档案部门政务公开和档案信息网上查询两大部分。一方面,各个档案部门应建立起政府信息公开查阅的平台,另一方面通过网站向公众提供其他多种形式的服务。

    以天津档案馆网站为例(http://www.tjdag.gov.cn/),该网站设立政务信息、网上办事、档案业务、档案查阅、网上展厅等功能,此外,网站还开辟了专题专厅、医疗卫生、公园名录等便民服务。

    2.基于云计算的档案数据处理平台

    随着智慧城市概念的提出,档案信息融合智慧城市是必然。而档案信息作为人们生产生活资料,拥有众多繁复的信息。想要帮助公众和有关部门迅速的抽取、查阅相关信息,需要多个强大的信息处理中心进行各种信息的处理。而借助于云计算平台的虚拟化基础架构,可以有效地进行资源切割、资源调配和资源整合。

    档案馆采用云计算主要能提高两方面的工作效率,一是利用云计算开展自身的储存和利用业务,二是通过云计算向档案形成者提供“云归档”服务。档案形成者、档案管理者和档案利用者的所有活动都通过“云”来完成。因此,在云计算技术的帮助下,档案管理部门和社会工作、相关部门的资源使用也会变得更为快捷。

    3. 基于移动端的档案信息服务平台

    随着智能手机、平板电脑的普及,现在的网络已经进入了“人—机”时代。人们只要通过手中的手机,便可轻松浏览各种信息。因此,档案信息化背景下的公共服务开展,需要基于移动端开发相关的信息服务平台。 2010年7月,广东省东莞市档案馆率先在该馆档案信息查阅中心系统的基础上开发了查阅系统的手机版,实现了“东莞市政府信息公开查阅中心”在手机应用中的功能延伸。系统开通不到两个星期,点击率就超过了3000次。截至2014年2月底,点击率已经超过75000次。

    此外,基于移动端的信息服务平台还可从自媒体、APP等方面发力。比如,通过连接微博API接口,实现实时推送和信息交互;开发面向iPhone、iPad、Android等各类手机终端的APP,提高公众使用档案信息的便捷性等,均可以帮助档案部门提高自身的服务能力。

    当前社会是信息社会,公众被信息化浪潮包裹。实际上,这种泛信息化现状降低了用户的使用效率,站在浩如烟海的信息面前,用户并不知道如何抽取真正为他们所用的资源。而在档案信息化的背景之下,档案部门就是要搭建起信息与用户之间的平台,通过建立以用户为中心,多服务内容相结合、多平台的完整丰富的档案服务体系促使资源利用最大化、高效化。尽管信息化的发展是把双刃剑,信息安全等问题仍需付诸大量人力、精力、财力,但笔者相信在信息化背景下的公共服务,势必朝着更便捷、更高效的方向发展。

     

    参考文献:

    [1] 关继南. 档案信息资源开发与档案馆公共服务能力建设[J].中国档案.2008(1):47-49.

    [2] 王媛媛. 数字环境下档案公共服务研究[D].合肥:安徽大学.2015.

    [3] 潘稚巧. 论档案信息化建设中的档案信息服务[J]. 档案学通讯,2008(1):41-43.

    [4] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010,(3):29-31.

    [5] 赵珍珍. 公共档案馆培育与提升公共服务能力策略研究[D].济南:山东大学.2012.

    [6] 李影. 中国档案网站现状研究[D].沈阳:辽宁大学.2006.

     

    作者:  邓丽敏,汉寿县档案局利用股副股长

    (湖南省档案学会第二十四次论文评选三等奖、常德市档案学会第十九次论文评选二等奖)

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